Déclaration de confidentialité de Faceland

Nous sommes Faceland. Une chaîne internationale de cliniques pour les produits injectables, la chirurgie et la thérapie de la peau aux Pays-Bas, en Belgique, en Suisse et en Allemagne. Notre mission est de donner du bonheur à nos client(e)s et patient(e)s en leur offrant plus que ce qu’ils attendent pour moins que ce qu’ils pensent. Dans ce cadre, nous avons besoin de données à caractère personnel, que ce soit pour engager la conversation, répondre à vos questions ou pour une consultation et créer vos dossiers de traitement. Nous traitons vos données avec soin et veillons à leur sécurité. Cela nous semble tout à fait logique. Vous pouvez lire ci-dessous les données demandées ainsi que le motif pour lequel nous devons en disposer. Nous vous indiquons également quels sont vos droits, qui peut accéder à vos données et combien de temps nous conservons vos données.

La présente déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données à caractère personnel des clients et des visiteurs du ou des sites Web par Faceland Nederland, qui fait partie d’Aegis FF B.V., enregistrée auprès de la Chambre de commerce sous le numéro 59622237, désignée comme responsable du traitement des données en vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela comprend Faceland HBR B.V., IKV B.V., Faceland CHRS B.V., Faceland Surgery B.V., DRS B.V et Faceland MDRS B.V.. Il s’agit de toutes les cliniques spécialisées dans les injectables, la chirurgie et la thérapie de la peau aux Pays-Bas. Par commodité, nous parlerons de « Faceland » ci-dessous.

Faceland HQ
Rivium Quadrant 2
2909 LC Capelle aan den IJssel
Pays-Bas

Faceland a nommé un délégué à la protection des données (DPD) pour superviser notre traitement des données à caractère personnel. Vous pourrez prendre contact avec notre DPD directement à fg@facelandclinic.com.

traitant, votre pharmacie et d’autres données pertinentes. Nous sommes également tenus par la loi de demander un numéro BSN pour la vérification de l’identité.

Nous enregistrons également les données de contact, telles que le nom, l’adresse, le lieu de résidence, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, le sexe, la date de naissance, les coordonnées bancaires et les données relatives aux paiements. Nous le faisons également lorsque vous demandez des informations, que vous vous renseignez sur nos services ou produits, que vous réservez une consultation, que vous posez une question, que vous chattez avec nous, que vous commentez notre site Web ou nos médias sociaux ou que vous interagissez avec nous de toute autre manière.

En plus des données à caractère personnel que vous fournissez vous-même à Faceland, nous pouvons collecter, enregistrer et traiter des données à caractère personnel supplémentaires concernant l’utilisation de notre (nos) site(s) Internet. Cela comprend des données sur l’équipement que vous utilisez, telles qu’une adresse IP, la version du système d’exploitation, les paramètres de l’appareil que vous utilisez pour visiter le site Web, ainsi que des données sur l’utilisation du site Web, telles que le moment où vous nous visitez et les rubriques que vous consultez. Ces données sont enregistrées et utilisées pour des analyses du comportement des visites et des clics sur le site Web. Dans certains cas, les données personnelles peuvent être validées ou combinées par Faceland avec des informations provenant de sources externes. C’est ainsi que nous maintenons nos données à jour.

Nous avons besoin de vos coordonnées pour les raisons suivantes :

a. Admission
b. Planification
c. Traitement et soins ultérieurs
d. Création d’un dossier médical
e. Gestion et contrôles de la qualité
f. Traitement des demandes et des plaintes
g. Traitement des paiements et de nos dossiers financiers
h. Traitement des commandes à partir de notre (nos) site(s) Internet
i. Objectifs de marketing
j. Sécurité

L’explication se trouve ci-dessous :

Site Web
Lorsque vous réservez un traitement chez nous sur le site Web, nous traitons, entre autres, les données à caractère personnel suivantes :

• Coordonnées (nom, numéro de téléphone portable, adresse e-mail)
• Date de naissance
• Genre

Nous vous enverrons une confirmation par SMS, où vous devrez entrer un code pour la vérification. C’est ainsi que vous confirmez la réservation.

Questionnaire et informations complémentaires
Nous vous enverrons ensuite un questionnaire et une confirmation de rendez-vous ou une invitation à une consultation. Dans la confirmation du rendez-vous, vous recevrez un accord dans lequel vous consentez au traitement. Nous conservons ce questionnaire et cet accord dans votre dossier :

• Adresse
• BSN (facultatif)
• Médecin traitant (facultatif)
• Pharmacie (facultatif)
• Référence – comment êtes-vous arrivé(e) chez nous ? (facultatif)
• Questionnaire comprenant des informations sur le tableau clinique, les médicaments, les autres plaintes et/ou conditions, le médecin traitant
• Numéro du patient
• Contrat de traitement
• Rendez-vous provisoire

Si vous ne répondez pas au questionnaire en ligne, vous devrez y répondre à la clinique.

Consultation
Si vous souhaitez subir une intervention chirurgicale chez nous, vous venez d’abord nous voir en consultation ou vous soumettre à une consultation en ligne. Nous prenons également des notes à ce sujet qui font partie du dossier du patient, même si la procédure n’a finalement pas lieu.

• Rapports de consultation avec des informations sur l’amanite, les médicaments, d’autres plaintes et/ou conditions
• Indication
• Images
• Numéro du patient

Identification
Nous sommes tenus par la loi de vous identifier. C’est pourquoi, entre autres choses, nous vous demandons votre numéro BSN.

• Numéro BSN

Nous planifierons ensuite votre traitement avec le médecin. Nous pouvons également réserver une salle de traitement externe.

• Date, heure du traitement et médecin traitant.

Nous enregistrons tous les détails concernant le traitement, les médicaments ou tout autre suivi dans le dossier du client.

• Traitement, rapports de traitement
• Toute commande faite à l’avance, pensez aux prothèses
• Médicaments
• Matériel visuel (photo et film)
• Suivi (formulaire)
• Complications éventuelles

Nous traitons vos données à caractère personnel pour nous conformer à l’obligation légale de conserver les dossiers médicaux. C’est là que sont stockées toutes les données susmentionnées. La durée de conservation d’un dossier médical est fixée par la loi à 20 ans.

Faceland veut des soins optimaux. Par conséquent, nous analysons les données relatives à nos traitements. Il s’agit du type de traitements et de soins, mais aussi de (l’efficacité de) nos processus administratifs. Ces analyses utilisent effectivement des données à caractère personnel comme fichiers sources, mais ne contiennent que des données agrégées destinées à mieux orienter l’organisation. Nous pouvons également être soumis à des audits externes, par exemple par l’Inspection des soins de santé. Faceland peut engager un auditeur interne ou externe pour les audits financiers et le contrôle de la qualité du service. L’auditeur ou l’inspecteur peut effectuer des contrôles sur les processus et obtenir ensuite l’accès à la documentation qui s’y rapporte. Cela peut inclure les informations personnelles de nos clients. Cela se fait alors sur la base d’une obligation légale dans le cas de l’inspection ou de l’intérêt légitime de Faceland. Dans ce cas, l’intérêt de l’organisation à une gestion prudente prévaut sur les intérêts de la vie privée des employés. Ces contrôles n’ont également de sens que si, au contraire, les fichiers échantillons sont inspectés et testés sur des aspects prédéfinis. En d’autres termes, il est nécessaire d’effectuer de tels contrôles ponctuels à ces fins. Faceland prend des dispositions préalables avec les auditeurs concernant l’étendue des contrôles, les périodes de conservation des données et la confidentialité.

Si un client dépose une plainte concernant nos services de santé, la plainte est traitée par un responsable des plaintes. Les informations sur le traitement des plaintes sont conservées dans un système de gestion de la qualité. Si cela est nécessaire pour le règlement d’une réclamation ou d’une plainte, vos données peuvent être transmises à notre assureur responsabilité civile.

Nous traitons vos données pour traiter les paiements. Nous pouvons également utiliser les données pour passer les commandes nécessaires au traitement. Dans le cas des prothèses, nous sommes tenus par la loi de le signaler à un registre externe : DBIR.

Lorsque vous commandez quelque chose sur notre site Web, nous traitons vos données à cette fin et pouvons également vous envoyer des courriels pour vous tenir au courant de l’état de votre commande. Nous gardons également la trace de ce que vous avez commandé chez nous dans le passé.

Nous utilisons également vos données à des fins de marketing et de publicité. Nous essayons d’adapter le contenu de la lettre d’information, du site Web et de nos autres outils de communication à vos intérêts et préférences. Nous le faisons en mémorisant l’historique des achats. Nous examinons également la manière dont nos sites Web et nos applications sont utilisés. C’est ainsi que nous vous montrons un contenu pertinent. En effet, nous utilisons également des cookies à cette fin, de notre part et de celle d’autres parties ; vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre déclaration sur les cookies.

Lettre d’informations
Faceland aime vous tenir informé(e) de ses services, de ses offres et de ses nouvelles via la lettre d’information. Lorsque vous vous inscrivez, il vous sera demandé de remplir certaines données à caractère personnel :

• Adresse e-mail : c’est à cette adresse que vous recevrez la lettre d’information ;
• Prénom : nous aimons envoyer des lettres d’information personnalisées ;
• Anniversaire : pour recevoir des offres spéciales ;
• Sexe : pour recevoir des offres et d’autres informations sur des traitements pertinents ;
• Catégorie d’âge : pour recevoir des offres et d’autres informations sur des traitements pertinents ;
• Pays : pour recevoir des offres et d’autres informations sur le bon pays ;
• Intérêts : pour recevoir des offres et d’autres informations sur des domaines d’intérêts pertinents ;
• Province : pour recevoir des offres et d’autres informations sur des établissements proches de chez vous ;
• Numéro de téléphone (facultatif) : pour recevoir des SMS avec des offres intéressantes.

Au bas de chaque lettre d’information, vous trouverez également un lien vous permettant de vous désabonner ou de modifier vos préférences.

Site Web et formulaire de contact
Le site Web de Faceland est sécurisé. Toutes les données que vous échangez avec Faceland par l’intermédiaire du site Web seront envoyées chiffrées. Lorsque vous contactez Faceland par le biais du formulaire de contact en ligne ou du blog, il vous sera demandé de saisir certaines données à caractère personnel :

• Titre : forme d’adresse dans notre communication de suivi
• Prénom : il permet de fixer immédiatement un rendez-vous ou de consulter l’historique de vos rendez-vous. Pour le blog, nous nous adressons à vous par votre prénom ;
• Nom de famille : il nous permet de fixer immédiatement un rendez-vous ou de consulter l’historique de vos rendez-vous ;
• Adresse e-mail : elle est nécessaire pour vous contacter après l’envoi de votre formulaire ;
• Numéro de téléphone : si l’adresse électronique que vous avez saisie ne fonctionne pas, nous vous contacterons par téléphone ;
• Date de naissance : Faceland n’accepte que les clients âgés de 18 ans et plus ;
• Objet : en indiquant l’objet de votre question, nous pouvons la diriger vers la bonne personne et la traiter le plus rapidement possible ;
• Votre question : pour réponse par Faceland
• Votre commentaire : votre réaction à notre blog (avant publication)

Analyse de l’utilisation du site Web
Nous analysons l’utilisation de notre site Web à un niveau agrégé afin d’améliorer l’expérience des utilisateurs et la fourniture d’informations. Nous utilisons un outil pour créer ce que l’on appelle des enregistrements d’utilisateurs, qui enregistrent les sessions des utilisateurs de manière anonyme. Cela permet de voir comment un visiteur navigue sur le site Web. Les pages consultées, les mouvements de souris, les clics et la saisie de données sont enregistrés et ces enregistrements sont anonymisés, pour que les données ne contiennent aucune donnée à caractère personnel et que le visiteur ne puisse pas être identifié.

• Enregistrements anonymes d’utilisateurs

Pages d’atterrissage et mesures de conversion
Pour certains traitements ou campagnes, nous créons lesdites pages de renvoi. Sur ces pages Web, vous obtenez immédiatement toutes les informations sur le sujet. Vous pouvez également accéder à ces pages par le biais des médias sociaux ou d’une publicité sur un site tiers. Lorsque vous cliquez sur quoi que ce soit dans la page de renvoi, vous serez lié(e) à www.facelandclinic.com. Nous mesurons combien de personnes visitent ces pages de renvoi et d’où elles viennent. Votre adresse IP est enregistrée à cette fin.

• Origine de la visite
• Comportement de clic
• UID utilisant le cookie/pixel
• Adresse IP

Chat
Vous pouvez également nous contacter par le chat du site Web. Les conversations que vous avez avec nous sont stockées en toute sécurité dans notre outil de surveillance webcare. L’historique des contacts est conservé en sécurité afin que nous puissions voir le sujet de la conversation, ainsi que pour relire les questions et les plaintes. Lorsque vous contactez Faceland par le biais du chat sur le Site Web, il vous sera demandé de saisir certaines données à caractère personnel :

• Nom : forme d’adresse dans notre communication de suivi
• Adresse e-mail : c’est une exigence pour prendre contact quand vous fermez le chat par inadvertance ;
• Numéro de téléphone : si l’adresse électronique que vous avez saisie ne fonctionne pas, nous vous contacterons par téléphone.

Fidélité et carte cadeau
Faceland dispose du programme Fidélité Facecard et il est également possible d’offrir une Giftcard (carte cadeau). Lorsque vous achetez la Facecard, de nombreux avantages sont automatiquement chargés, y compris des offres personnalisées. Vos coordonnées sont conservées pour vous envoyer la Facecard ou la carte cadeau et pour garder trace du moment où vous avez droit à un bon de réduction d’une certaine valeur. Un enregistrement de vos données sera effectué.

• Nom : forme d’adresse dans notre communication de suivi ;
• Adresse e-mail : c’est une exigence pour que nous puissions vous envoyer la Facecard ou la carte cadeau ;
• Date d’achat : de cette manière, nous savons exactement quand la Facecard ou la Giftcard (carte cadeau) a été achetée et quand elle expire ;
• Montant de l’achat : si vous voulez retourner la Facecard ou la Giftcard, nous pouvons voir combien vous l’avez payée.

Médias sociaux
Faceland publie sur son site Web du contenu de médias sociaux provenant de ses propres canaux de médias sociaux, de ceux des médecins et de ceux des clients (après autorisation). De cette façon, les visiteurs du site Web peuvent voir les résultats des traitements effectués chez nous. Nous ne voyons que les photos des clients qui ont été tagués avec @facelandnederland, @facelandgermany_, @facelandbreatsurgery, @facelandswitzerland, @facelandbelgium ou des hashtags avec #faceland. Nous faisons une sélection de ces photos de clients pour les mettre sur notre site Web. Les photos des client(e)s ne sont publiées sur les canaux de Faceland qu’avec l’accord du client ou de la cliente. La publication sur les médias sociaux sera visible sur notre site Web après autorisation.

Vous pouvez également nous contacter via les canaux de médias sociaux Facebook, WhatsApp, Instagram, YouTube et LinkedIn. Vos messages arrivent dans les plateformes susmentionnées et dans notre outil de surveillance en ligne webcare. L’historique de vos contacts y est stocké en toute sécurité pour relire les informations relatives aux rendez-vous, ainsi que les questions et les plaintes. Les photos des client(e)s ne sont publiées sur les canaux de Faceland que lorsque le client ou la cliente en a donné la permission.

En outre, vous pouvez voir passer une publicité de Faceland sur Facebook, Snapchat, YouTube, LinkedIn ou Instagram. En tant qu’utilisateur de Facebook et Instagram, lorsque vous acceptez leurs conditions, vous consentez à ces publicités. Veuillez vous référer aux politiques de confidentialité des canaux/tiers de médias sociaux sur leurs sites Web pour des informations plus détaillées.

Dans nos succursales, nous utilisons des caméras de sécurité. Les caméras de surveillance sont là pour assurer la sécurité de nos client(e)s et de nos employé(e)s, pour sécuriser notre propriété et pour protéger l’infrastructure et les processus commerciaux contre le vol, la fraude ou d’autres formes d’accès non autorisé. Cela tient compte de la vie privée des personnes concernées. Nous conservons les images de sécurité pendant un maximum de quatre semaines et celles-ci ne peuvent être consultées qu’en cas d’incident et uniquement par les collaborateurs et collaboratrics autorisés.

Pour pouvoir traiter des données à caractère personnel, le traitement doit se fonder sur l’une des bases de la loi sur la protection de la vie privée. Dans le cas de Faceland, nous traitons vos données personnelles :

• pour remplir un accord de traitement -nous traitons certaines données pour permettre votre traitement.
• pour nous conformer à une obligation légale qui nous incombe – par exemple, nous sommes tenus de créer un dossier client et de le conserver pendant 20 ans, et les lois fiscales nous obligent à conserver nos dossiers financiers pendant au moins 7 ans
• avec votre consentement – nous vous demandons la permission de vous approcher avec nos communications marketing. Nous le faisons également lorsque nous publions votre contenu de médias sociaux sur nos chaînes ou que nous voulons utiliser des photos et des vidéos de traitements.
• Parce que c’est nécessaire pour un intérêt légitime de Faceland : c’est le cas, par exemple, pour la gestion de la qualité. Faceland s’intéresse à l’amélioration de la qualité et de l’efficacité des soins. Ou lorsque nous utilisons des caméras dans nos locaux pour protéger notre sécurité et nos biens.

Organisations au sein du groupe Faceland
Tous les collaborateurs et collaboratrices de Faceland, y compris toutes les filiales, sont liés par le secret médical ou un devoir contractuel de confidentialité qui s’applique à toutes les données dont ils ont connaissance. Ce devoir de confidentialité s’applique également aux médecins spécialistes, aux collaborateurs et collaboratrices temporaires, aux indépendant(e)s engagé(e)s par nous et aux travailleurs et travailleuses temporaires. Les collaborateurs et collaboratrices n’ont accès aux données que dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Organismes de contrôle de la qualité
Faceland est soumis à des audits externes par l’Inspection de la santé et de la jeunesse. En outre, Faceland est certifié ISO. L’examen des dossiers peut faire partie de ces inspections. Les rapports n’ont lieu qu’au niveau agrégé.

Fournisseur 
Faceland peut engager d’autres parties dans l’exécution de ses services. Dans la mesure où ces tiers traitent des données personnelles dans le cadre de l’exécution de leurs services, ils le font en qualité de sous-traitants pour Faceland. Nous concluons des accords avec tous les sous-traitants qui garantissent la confidentialité et la sécurité informatique.

Droit de consultation ;
Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles à tout moment et gratuitement et d’être informé(e) de la manière dont elles sont traitées. Le droit de consultation comprend : l’information que Faceland traite vos données à caractère personnel et quelles données sont concernées, à quelles fins, à qui elles ont été fournies et leur origine (si elle est connue). Vous pouvez également obtenir une copie de votre dossier client auprès de nous. Après un décès, le secret médical reste en vigueur. Cela signifie que les proches n’ont pas le droit de voir (des parties de) votre dossier, à moins que vous ne leur ayez donné la permission explicite de le faire.

Droit de rectification de vos données à caractère personnel collectées
Vous avez le droit de demander la rectification de vos données à caractère personnel si elles sont incorrectes. Le droit de rectification signifie que vous pouvez demander à Faceland de corriger, compléter, supprimer ou bloquer les données personnelles. Cela peut se produire si les données à caractère personnel sont factuellement incorrectes, incomplètes ou non pertinentes par rapport à l’objectif pour lequel elles ont été collectées, ou utilisées en violation d’une loi.

Droit à l’oubli
S’il n’est plus nécessaire pour Faceland de conserver ou de traiter vos données, vous pouvez nous demander de cesser le traitement (ou de limiter le traitement) des données à caractère personnel ou d’effacer tout ou partie de ces données. Nous ne pouvons pas toujours répondre à cette demande. Par exemple, nous sommes tenus par la loi de conserver un dossier client pendant 20 ans. En outre, les autorités fiscales nous demandent de conserver les données financières pendant 7 ans. Si nous ne pouvons pas répondre à votre demande, nous vous en donnerons bien sûr la raison.

Droit à la portabilité des données
Vous pouvez obtenir les données que vous nous avez fournies dans un format lisible par machine, par exemple parce que vous souhaitez les transmettre à un autre organisme. Cela concerne uniquement les données que vous nous avez vous-même transmises.

Droit d’opposition
Dans la mesure où le traitement des données à caractère personnel est fondé sur les intérêts légitimes de Faceland (et non sur d’autres motifs de traitement), vous pouvez vous opposer au traitement des données à caractère personnel.

Si vous souhaitez profiter de l’une des options ci-dessus, veuillez envoyer un e-mail à fg@facelandclinic.com. Vous recevrez une réponse sur le fond dans un délai de quatre semaines.

Les collaborateurs et collaboratrices de Faceland traitent toutes les données des patient(e)s avec soin. Les professionnels de la santé qui sont les personnes directement impliquées dans le traitement ont accès aux données nécessaires à l’accomplissement de leur tâche : fournir des soins. Ces professionnels de la santé ont un devoir légal de confidentialité (secret professionnel) ou sont liés par un accord de confidentialité.

Faceland prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser vos données contre l’accès non autorisé, la destruction (accidentelle) ou la distribution ou toute autre forme d’abus. Seuls les collaborateurs autorisés peuvent consulter vos données et les actions sont enregistrées. Nous utilisons l’authentification multifactorielle sur les infrastructures critiques. Des audits de confidentialité et de sécurité ont lieu périodiquement. Sur nos sites Web, nous utilisons des connexions sécurisées (Secure Sockets Layer ou SSL). Les données sont toujours transmises cryptées, tant aux parties internes qu’aux parties externes autorisées.

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire aux fins telles que nous les avons énumérées précédemment dans cette déclaration de confidentialité ou pour nous conformer aux obligations légales (de conservation). Les données -anonymisées- peuvent éventuellement être conservées plus longtemps à des fins statistiques.

Malgré nos mesures, il peut y avoir une vulnérabilité dans notre sécurité de l’information. Si vous pensez avoir trouvé une faiblesse, nous aimerions en être informés et travailler avec vous pour l’étudier dès que possible.

Si vous nous donnez un délai raisonnable pour répondre à votre signalement avant de divulguer des informations, et si vous vous efforcez d’éviter les atteintes à la vie privée, la destruction de données et l’interruption ou la détérioration de notre service pendant votre enquête, nous ne déposerons pas de plainte ou ne demanderons pas à la justice d’enquêter, sauf si nous avons des raisons de croire que vos actions ne sont pas de bonne foi. Nous suivrons les conseils du NCSC sur la divulgation coordonnée des vulnérabilités lors du traitement d’une notification.

Tout ce qui se trouve sur les sites Faceland nous appartient. Cela s’applique aux textes, logos, illustrations et photos. Nous les avons créées ou les images sont arrivées sur nos sites Web avec le consentement du créateur ou de la personne représentée. Par conséquent, en tant que visiteur, vous ne pouvez pas simplement copier, réutiliser ou divulguer le matériel de nos sites. Si vous le souhaitez toujours, demandez-nous si cela est autorisé.

Si vous avez des questions concernant votre vie privée, nous serons heureux de vous aider ! Veuillez envoyer un courriel à fg@facelandclinic.com. En vertu des lois sur la protection de la vie privée, vous pouvez également toujours déposer une plainte auprès du régulateur légal : l’Autorité des données personnelles, concernant notre traitement des données personnelles. Vous pouvez contacter l’autorité chargée des données personnelles à cette fin par ce formulaire.

Faceland se réserve le droit d’apporter des modifications à cette déclaration de confidentialité.

Février 2023