Privacybeleid

Wij zijn Faceland. Een internationale kliniekketen voor injectables en chirurgie in Nederland, België, Zwitserland en Duitsland. Onze missie is onze cliënten en patiënten blij maken met meer dan ze verwachten voor minder dan ze denken. Daarvoor hebben wij persoonlijke gegevens nodig. Om in gesprek te gaan, vragen te beantwoorden, voor een consult en voor jouw behandeldossier. Wij gaan zorgvuldig met je gegevens om en zorgen dat ze veilig zijn. Dat lijkt ons niet meer dan logisch. Welke gegevens we vragen en waarvoor we ze nodig hebben lees je hieronder. We vertellen je ook wat jouw rechten zijn, wie er bij je gegevens kunnen en hoe lang we jouw gegevens bewaren.

Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor cliënten en bezoekers van de website(s) door Faceland Nederland als onderdeel van Aegis FF B.V. ingeschreven bij de KvK met nummer 59622237, onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Hieronder vallen Faceland HBR B.V., IKV B.V., Faceland CHRS B.V., Faceland Chirurgie B.V., DRS B.V en Faceland MDRS B.V. Dit zijn alle klinieken voor injectables en chirurgie in Nederland. Voor het gemak praten we hierna over “Faceland”.

Faceland HQ

Rivium Quadrant 2

2909 LC Capelle aan den IJssel

Nederland

Faceland heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld die toeziet op onze verwerkingen van persoonsgegevens. Onze FG is rechtstreeks te benaderen via fg@facelandclinic.com

Faceland verwerkt jouw persoonlijke gegevens om optimale zorg en service te verlenen. Om deze reden leggen wij ook zogenaamde bijzondere persoonsgegevens vast in een cliëntendossier, welke iets zeggen over je gezondheid, denk daarbij aan jouw behandelingen en medische geschiedenis (amnanese), huisarts, apotheek en andere relevante gegevens. Wij zijn ook wettelijk verplichte een BSN nummer vragen voor identiteitsverificatie.

Wij leggen daarnaast ook contactgegevens vast, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, bankgegevens en gegevens met betrekking tot betalingen. Dit doen we ook als je informatie opvraagt, informeert naar onze diensten of producten, een consult boekt, een vraag stelt, met ons chat, reageert op onze website of social media of op een andere manier met ons in contact treedt.

In aanvulling op de persoonsgegevens die je zelf verstrekt aan Faceland, kunnen we aanvullende persoonsgegevens verzamelen, vastleggen en verwerken over het gebruik van onze website(s). Het gaat hierbij om gegevens over de door jou gebruikte apparatuur, zoals een IP-adres, de versie van het besturingssysteem, instellingen van het apparaat dat je gebruikt om de website te bezoeken, alsmede gegevens over het gebruik van de website, zoals het tijdstip waarop je ons bezoekt en de onderwerpen die je bekijkt. Deze gegevens worden geregistreerd en gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens door Faceland worden gevalideerd of gecombineerd met informatie afkomstig uit externe bronnen. Zo houden wij onze gegevens actueel.

Hiervoor hebben we jouw gegevens nodig:

a.      Intake

b.      Planning

c.       Behandeling en nazorg

d.      Aanleggen van een medisch dossier

e.      Kwaliteitsmanagement en controles

f.       Behandelen van vragen en klachten

g.      Het verwerken van betalingen en onze financiële administratie

h.      Het verwerken van bestellingen van onze website(s)

i.       Marketingdoeleinden

j.       Beveiliging

We lichten dit hieronder toe:

a.    Intake
Website
Als je bij ons op de website een behandeling boekt verwerken wij onder meer de volgende persoonsgegevens:

–         Contactgegevens (naam, mobiel telefoonnummer, e-mailadres)

–         Geboortedatum

–         Geslacht

We sturen je een bevestiging per sms, daar dien je een code in te voeren ter verificatie. Zo bevestig je de boeking.

Vragenlijst en aanvullende informatie
Vervolgens ontvang je van ons een vragenlijst en een afspraakbevestiging of een uitnodiging voor een consult. In de afspraakbevestiging ontvang je een overeenkomst waarin je toestemming geeft voor de behandeling. Die vragenlijst en overeenkomst slaan wij op in jouw dossier:

–         Adres

–         BSN (optioneel)

–         Huisarts (optioneel)

–         Apotheek (optioneel)

–         Referentie – hoe kom je bij ons terecht? (optioneel)

–         Vragenlijst met o.a. informatie over ziektebeeld, medicijnen, andere klachten en of aandoeningen, behandelend arts

–         Patiëntennummer

–         Behandelovereenkomst

–         Voorlopige afspraak

Indien je de vragenlijst niet online beantwoord dien je dit in de kliniek alsnog te doen.

Consult
Als u bij ons een chirurgische ingreep wilt doen, kom u eerst bij ons op consult pof doen wij een online consult. Ook hiervan maken wij aantekeningen welke onderdeel worden van een patiëntendossier, ook als de ingreep uiteindelijk niet plaatsvindt.

–         Consultverslagen met informatie over amnanese, medicijnen, andere klachten en of aandoeningen

–         Indicatie

–         Beeldmateriaal

–         Patiëntennummer

Identificatie
Wij zijn wettelijk verplicht om je te identificeren. Daarom vragen onder meer jouw BSN nummer.

–         BSN nummer

b.    Planning
Vervolgens maken wij een planning voor jouw behandeling met de arts. Het kan ook zijn dat wij een externe behandelkamer boeken.

–         Datum, tijdstip behandeling en behandelend arts

c.    Behandeling en nazorg
Alle details over een behandeling, eventuele medicatie of andere nazorg nemen we op in het cliëntendossier.

–         Behandeling , behandelverslagen

–         Eventuele bestellingen die op voorhand zijn gedaan, denk aan protheses

–         Medicatie

–         Beeldmateriaal (foto en film)

–         Nazorg(formulier)

–         Evt. complicaties

d.    Aanleggen/ bijhouden medisch dossier
Wij verwerken jouw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichting tot het aanleggen van een medisch dossier. Hierin worden alle voornoemde gegevens opgeslagen. De bewaartermijn van een medisch dossier is wettelijk vastgesteld op 20 jaar.

e.    Kwaliteitsmanagement en controles
Faceland wil een optimale zorg. Daarom analyseren wij gegevens die te maken hebben met onze behandelingen. Het gaat over de type behandelingen en zorg maar ook om de (efficiëntie van ) onze administratieve processen. Deze analyses maken wel gebruik van persoonsgegevens als bronbestanden, maar bevatten alleen geaggregeerde data bedoeld om beter sturing te geven aan de organisatie. Ook kunnen wij onderworpen worden aan externe controles, bijvoorbeeld door de Inspectie Gezondheidszorg. Faceland kan een interne- of externe auditor inschakelen voor financiële controles en bewaking van de kwaliteit van dienstverlening. De auditor of inspecteur kan controles doen op processen en verkrijgt dan toegang tot de documentatie die daar relevant voor is. Dat kan ook persoonlijke informatie van onze cliënten zijn. Dit gebeurt dan op grond van een wettelijke verplichting in het geval van de inspectie of het gerechtvaardigd belang van Faceland. In dit geval prevaleert het belang van de organisatie bij een zorgvuldige bedrijfsvoering over het privacybelang van medewerkers. Deze controles zijn ook alleen zinvol als juist steekproefsgewijs dossiers worden ingezien en op vooraf vastgestelde aspecten worden getoetst.  Met andere woorden: het is voor deze doeleinden noodzakelijk dergelijke steekproefsgewijze controles uit te voeren. Faceland maakt met auditors voorafgaand afspraken over de reikwijdte van de controles, de bewaartermijnen van gegevens en geheimhouding.

f.     Klachtenafhandeling
Als een client een klacht indient over onze zorgverlening wordt deze klacht behandeld door een klachtenfunctionaris. Informatie over de klachtafhandeling wordt bewaard in een kwaliteitsmanagementsysteem. Indien dit noodzakelijk is voor de afhandeling van een schade of een klacht, kunnen je gegevens worden doorgestuurd naar onze aansprakelijkheidsverzekeraar.

g.    Inkoop, betalingen en de financiële administratie
Wij verwerken jouw gegevens om betalingen te verwerken. We kunnen tevens gegevens gebruiken om bestellingen te plaatsen die noodzakelijk zijn voor de behandeling. Bij protheses zijn wij wettelijk verplicht hiervan melding te maken bij een extern register: DBIR.

h.    Het verwerken van bestellingen van onze website(s)
Als je iets bestelt op onze website dan verwerken wij jouw gegevens daarvoor en kunnen we je ook e-mail sturen om je op de hoogte te houden van de status van jouw bestelling. We houden ook bij wat je in het verleden bij ons hebt besteld.

i.     Marketingdoeleinden
We gebruiken jouw gegevens ook voor marketing en reclame. We proberen de inhoud van de nieuwsbrief, de website,  en onze andere communicatiemiddelen aan te laten sluiten bij je interesses en voorkeuren. We doen dit door aankoophistorie te onthouden. We kijken ook naar de manier waarop onze websites en apps worden gebruikt. Zo laten we je relevante content zien. We gebruiken hiervoor inderdaad ook cookies, van onszelf en andere partijen, meer hierover leest je in ons cookiestatement.

Nieuwsbrief
Faceland houdt je graag op de hoogte van onze diensten, aanbiedingen en nieuws via de nieuwsbrief. Wanneer je je hiervoor aanmeldt, wordt er gevraagd om enkele persoonsgegevens in te vullen:

–        E-mailadres: op het aangegeven e-mailadres ontvangt je de nieuwsbrief;

–        Voornaam: wij sturen graag gepersonaliseerde nieuwsbrieven;

–        Verjaardag: om speciale aanbiedingen te ontvangen;

–        Geslacht: om aanbiedingen en andere informatie over relevante behandelingen te ontvangen;

–        Leeftijdscategorie: om aanbiedingen en andere informatie over relevante behandelingen te ontvangen;

–        Land: om aanbiedingen en andere informatie over het juiste land te ontvangen;

–        Interesses: om aanbiedingen en andere informatie over het juiste interessegebied te ontvangen;

–        Provincie: om aanbiedingen en andere informatie over vestigingen in de buurt te ontvangen;

–        Telefoonnummer (optioneel): om SMS’jes met interessante deals te ontvangen.

Onder elke nieuwsbrief die je ontvangt staat ook een linkje vermeld waar je je kunt afmelden of je voorkeuren kunt aanpassen.

Website en contactformulier
De website van Faceland is beveiligd. Gegevens die je met Faceland uitwisselt via de website worden versleuteld verzonden. Wanneer je contact opneemt met Faceland door middel van het online contactformulier of de blog, wordt er gevraagd om enkele persoonsgegevens in te vullen:

–        Titel: aanspreekvorm in onze vervolgcommunicatie

–        Voornaam: hiermee kunnen wij meteen een afspraak inplannen of jouw afspraakgeschiedenis bekijken. Voor de blog spreken wij je aan met je voornaam;

–        Achternaam: hiermee kunnen wij meteen een afspraak inplannen of jouw afspraakgeschiedenis bekijken;

–        E-mailadres: dit is een vereiste om contact met je op te nemen nadat jouw formulier is verzonden;

–        Telefoonnummer: mocht het ingevulde e-mailadres niet werken, zullen wij telefonisch contact met je opnemen;

–        Geboortedatum: Faceland behandelt cliënten alleen vanaf de leeftijd van 18 jaar;

–        Onderwerp: door aan te geven waar je vraag over gaat, kunnen wij deze aan de juiste persoon richten en zo snel mogelijk afhandelen;

–        Je vraag: voor beantwoording door Faceland

–        Je reactie: jouw reactie op onze blog (voor publicatie)

Analyse gebruik website
Wij analyseren het gebruik van onze website op geaggregeerd niveau om gebruikservaring en informatievoorziening te verbeteren.  Wij maken met een tool zogenaamde user recordings, waarmee sessies van gebruikers anoniem worden opgenomen. Hierdoor is het mogelijk om te zien hoe een webbezoeker navigeert op de website. Er wordt een registratie gemaakt van pageviews, muisbewegingen, clicks en data input. De opnames zijn geanonimiseerd zodat de data geen persoonsgegevens bevatten en de bezoeker niet identificeerbaar is.

–        Anonieme user recordings

Landingspagina’s en conversiemetingen
Voor bepaalde behandelingen of campagnes maken wij zogenaamde landingspagina’s. Op deze webpagina’s krijgt je meteen alle informatie over het onderwerp. Je kunt ook op deze pagina’s terecht komen via social media of een advertentie op een derde site. Wanneer je ergens op klikt in de landingspagina, wordt je doorgelinkt naar www.facelandclinic.com. Wij meten hoeveel mensen er op deze landingspagina’s komen en waar zij vandaan komen. Hiervoor wordt je ip-adres geregistreerd.

–        Herkomst bezoeker

–        Clickgedrag

–        UID m.b.v. cookie/ pixel

–        Ip-adres

Chat
Via de chat op de website kan je ook contact met ons opnemen. De gesprekken die je met ons voert worden veilig bewaard in onze webcare monitoring tool. De contactgeschiedenis wordt veilig bewaard zodat we kunnen zien waar het gesprek over ging, maar ook om vragen en klachten terug te kunnen lezen. Wanneer je contact opneemt met Faceland door middel van de chat op de website, wordt er gevraagd om enkele persoonsgegevens in te vullen:

–        Naam: aanspreekvorm in onze vervolgcommunicatie

–        E-mailadres: dit is een vereiste om contact met je op te nemen wanneer je de chat per ongeluk afsluit.

–        Telefoonnummer: mocht het ingevulde e-mailadres niet werken, zullen wij telefonisch contact met je opnemen.

Social Media
Faceland plaatst social media content van onze eigen sociale media kanalen, die van de artsen en die van klanten (na toestemming) op onze website. Op deze manier kunnen websitebezoekers resultaten zien van behandelingen die bij ons zijn uitgevoerd. Wij zien alleen de foto’s van klanten die ons hebben getagd met @facelandnederland, @facelanddeutschland, @facelandbreatsurgery, @facelandschweiz, @facelandbelgium of hashtags met #faceland. Wij maken een selectie van deze klantfoto’s om op onze website te plaatsen. Foto’s van cliënten worden enkel geplaatst op de kanalen van Faceland wanneer de cliënt hier toestemming voor heeft gegeven. De sociale media post wordt na toestemming zichtbaar op onze website.

Ook via de sociale media kanalen Facebook, WhatsApp, Instagram, YouTube en LinkedIn kan je contact met ons opnemen. Jouw berichten komen binnen in de genoemde platformen en ons online webcare monitoring tool. Daar wordt jouw contactgeschiedenis veilig bewaard om informatie terug te kunnen lezen over afspraken, maar ook om vragen en klachten terug te lezen. Foto’s van cliënten worden enkel geplaatst op de kanalen van Faceland wanneer de cliënt hier toestemming voor heeft gegeven.

Verder kan het voorkomen dat je een advertentie van Faceland voorbij ziet komen op Facebook, Snapchat, YouTube, LinkedIn of Instagram. Wanneer je als Facebook en Instagram gebruiker akkoord gaat met hun voorwaarden, stem je in met deze advertenties. Raadpleeg de Privacy Policies van de sociale media kanalen/derden op hun website voor meer gedetailleerde informatie.

j.     Beveiliging
Op onze vestigingen maken wij gebruik van camerabeveiliging. De camerabewaking is er voor de veiligheid van onze cliënten en medewerkers, voor de beveiliging van onze eigendommen en voor de bescherming van de infrastructuur en bedrijfsprocessen tegen diefstal, fraude of andere vormen van onrechtmatige toegang. Hierbij wordt rekening gehouden met de privacy van betrokkenen. Beveiligingsbeelden bewaren wij maximaal vier weken en deze mogen alleen ingezien worden indien zich een incident heeft voorgedaan en alleen door geautoriseerde medewerkers.

Om persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking zijn gebaseerd op één van de grondslagen uit de privacywetgeving (AVG).  In het geval van Faceland verwerken wij jouw persoonsgegevens:

–        om uitvoering te geven aan een behandelovereenkomst- wij verwerken bepaald gegevens om jouw behandeling mogelijk te maken.

–        om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust – zo zijn wij verplicht om een cliëntendossier aan te leggen en dit 20 jaar te bewaren en moeten wij op basis van fiscale wetgeving onze financiële administratie ten minste 7 jaar bewaren

–        met jouw toestemming –  wij vragen toestemming om je te mogen benaderen met onze marketinguitingen. Dit doen we ook als we jouw social media content doorplaatsen op onze kanalen of als we gebruik willen maken van foto’s en video’s van behandelingen.

–        Omdat dit noodzakelijk is voor een legitiem belang van Faceland: dit is bijvoorbeeld het geval bij kwaliteitsmanagement. Faceland heeft er belang bij de kwaliteit en efficiëntie van zorg te verbeteren.  Of wanneer wij camera’s gebruiken op onze vestigingen ter bescherming van onze veiligheid en eigendommen.

Organisaties binnen de Faceland groep
Alle medewerkers van Faceland, inclusief alle dochterondernemingen, zijn  gebonden aan het medisch beroepsgeheim of een contractuele geheimhoudingsplicht die  geldt voor alle gegevens waarvan zij kennis nemen. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook  voor medisch specialisten, tijdelijke medewerkers, door ons ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten. Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Instanties voor kwaliteitsmonitoring
Faceland wordt onderworpen worden aan externe controles van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Daarnaast is Faceland ISO gecertificeerd. Dossieronderzoek kan onderdeel zijn van deze inspecties. Rapportage vindt alleen op geaggregeerd niveau plaats.

Leveranciers
Faceland kan bij de uitvoering van haar dienstverlening andere partijen inschakelen. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van hun diensten persoonsgegevens verwerken, doen zij dit in hoedanigheid van verwerker voor Faceland. Met alle verwerkers sluiten wij overeenkomsten waarin privacy en IT security worden geborgd.

Recht op inzage
Je hebt altijd en zonder kosten het recht op inzage in jouw persoonsgegevens en op informatie over hoe die verwerkt worden. Het recht op inzage omvat: informatie dat Faceland jouw persoonsgegevens verwerkt en om welke gegevens het gaat, met welk doel, aan wie gegevens zijn verstrekt en de herkomst ervan (indien bekend). Je kunt van ons ook een afschrift van jouw cliëntendossier krijgen. Na een overlijden blijft het medisch beroepsgeheim van kracht. Dat betekent dat nabestaanden geen recht hebben om (delen van) jouw dossier in te zien, tenzij je hen hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven.

Recht op het corrigeren van de verzamelde persoonsgegevens
Je hebt het recht om correctie van jouw persoonsgegevens te vragen als ze niet kloppen. Het recht op correctie houdt in dat je Faceland mag vragen persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dit kan als de persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt.

Recht op vergetelheid
Als het voor Faceland niet meer noodzakelijk is om jouw gegevens te bewaren of verwerken, kan je ons vragen te stoppen met de verwerking van persoonsgegevens (of die te beperken) of de persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk te wissen. Wij kunnen aan dit verzoek niet altijd gehoor geven. Zo zijn wij wettelijk verplicht een cliëntdossier 20 jaar te bewaren. Ook vereist de belastingdienst dat wij financiële gegevens 7 jaar bewaren. Als we geen gehoor kunnen geven aan jouw verzoek, krijgt je van ons uiteraard de reden.

Recht op dataportabiliteit
Je kunt gegevens die je aan ons hebt verstrekt in een machine leesbaar formaat krijgen, bijvoorbeeld omdat je deze wilt doorgeven aan een andere instantie. Het gaat daarbij enkel om gegevens die je zelf aan ons hebt doorgegeven.

Recht om bezwaar te maken

Voor zover de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op de legitieme belangen van Faceland (en niet op andere verwerkingsgronden) kan je bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens.

Als je van één van bovenstaande opties gebruik wilt maken, stuur dan een e-mail aan fg@facelandclinic.com. Je ontvang binnen vier weken inhoudelijk een reactie.

Medewerkers van Faceland gaan zorgvuldig om met alle patiëntengegevens. Zorgverleners die personen die rechtstreeks bij de behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het vervullen van hun taak: het leveren van zorg. Deze zorgverleners hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim) of zijn gebonden aan een geheimhoudingsverklaring.

Faceland neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, (onopzettelijke) vernietiging of verspreiding of enige andere vorm van misbruik.  Alleen bevoegde medewerkers kunnen je gegevens inzien en acties worden gelogd. Wij maken op de kritieke infrastructuur gebruik van meer factor authenticatie. Periodiek vinden privacy en security audits plaats. Op onze websites maken wij gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL). Gegevens worden altijd versleuteld verzonden, zowel aan interne als bevoegde externe partijen.

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen zoals we ze eerder in deze privacy statement hebben opgesomd of om te voldoen aan wettelijke (bewaar)verplichtingen. Gegevens kunnen –geanonimiseerd – eventueel langer worden bewaard ten behoeve van statistische doeleinden.

Ondanks onze maatregelen kan het voorkomen dat er een kwetsbaarheid is in onze informatiebeveiliging. Als je denkt dat je een zwakke plek hebt gevonden, horen wij dit graag en willen wij met je samenwerken om dit zo spoedig mogelijk te onderzoeken.

Als je ons een redelijke termijn geeft om te reageren op jouw melding alvorens informatie bekend te maken en als je je inspant om schendingen van privacy, vernietiging van data en onderbreking of verslechtering van onze dienst tijdens je onderzoek te voorkomen, zullen wij geen rechtszaak beginnen of justitie verzoeken onderzoek te doen, tenzij wij gronden hebben om te geloven dat jouw handelen niet te goeder trouw is. Wij zullen bij de behandeling van een melding de leidraad Coordinated Vulnerability Disclosure van het NCSC volgen.

Alles op de Faceland websites is  van ons. Dat geldt voor teksten, logo’s, illustraties en foto’s. Wij hebben deze gemaakt of de beelden zijn met instemming van de maker of de afgebeelde persoon op onze websites gekomen. Als bezoeker kan je daarom niet zomaar het materiaal op onze sites kopiëren, hergebruiken of openbaar maken. Wil je dit toch, vraag ons dan even of het mag.

Heb je vragen over je privacy dan helpen we je graag!  Stuur even een mail naar fg@facelandclinic.com Op grond van de privacywetgeving mag je ook altijd een klacht indienen bij de wettelijke toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via dit formulier.

Faceland behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement.

Februari 2023